Journalsjusk truer borgernes retssikkerhed
Ombudsmanden oplever, at myndigheder ikke overholder reglerne om notatpligt og journalisering. Ofte ved ingen bagefter, hvad der egentlig er foregået.
Inatsisartuts ombudsmand, Vera Leth står jævnligt i den situation, at det ikke er muligt at finde ud af, hvad en myndighed egentlig har foretaget sig i en given sag. Det skyldes, at hun løber ind i, at myndigheder ganske enkelt ikke har skrevet de ting ned, som de egentlig er forpligtet til at skrive ned.
Det fremgår af ombudsmandens årsberetning, at det kan få stor betydning for udfaldet af en klagesag.
- En myndigheds manglende iagttagelse af reglerne om notatpligt og journalisering gør, at der skal bruges meget tid – både hos myndigheden og hos ankeinstansen eller ombudsmanden - på efterfølgende at søge at få dannet et overblik over, hvad og hvornår noget konkret er foregået i en given sag. Dette er ofte en vanskelig og til tider en direkte umulig opgave, står der i årsberetningen.
Regler sikrer overblik
Reglerne om notatpligt betyder, at alle relevante oplysninger om sager, hvor myndigheden træffer en afgørelse skal noteres - uanset om de er modtaget skriftligt eller mundtligt.
- Derudover skal der i afgørelsessager og visse andre sager tages notat af alle væsentlige ekspeditionsskridt, indskærper ombudsmanden.
Derudover skal ind- og udgående post journaliseres.
- Fordelen ved korrekt journalisering er blandt andet, at det giver både en myndighed og borgerne overblik over sagens dokumenter, giver kvalitet, effektivitet og letter sagsbehandlingen.
Følger man reglerne, så bliver det også lettere for en eventuel ny sagsbehandler at tage over. Derudover kan man bagefter helt præcis se, hvad der er gjort eller ikke er gjort.
Forløb umuligt at rekonstruere
Men desværre sker det langt fra altid - og det betyder, at ingen aner, hvad der i virkeligheden er foregået.
- Det ses således ikke sjældent, at en myndighed med beklagelse må konstatere, at en sags faktiske forløb ikke lader sig rekonstruere. Faktum kan ikke dokumenteres, og ikke sjældent kan en myndighed heller ikke redegøre for, hvorfor der tilsyneladende ikke har været en bevægelse i en konkret sag gennem en til tider flerårig periode.
- I sådanne tilfælde kan det ske, at en medarbejder hos myndigheden mener at kunne huske, at der på et tidspunkt f.eks. blev truffet en bestemt afgørelse i sagen. En sådan oplysning om en medarbejders ”hukommelse” bringer imidlertid ikke ombudsmandens undersøgelse meget videre.
Kan forringe retssikkerheden
Sådant sjuskeri hæmmer en effektiv sagsbehandling, og gør behandlingen af eventuel klagesag langvarig - og ofte problematisk.
- En ankeinstans- eller ombudsmandsafgørelse kan blive fejlagtig.
- En manglende iagttagelse af reglerne om notatpligt og journalisering kan i sidste ende også medføre en forringelse af borgernes retssikkerhed og svækkelse af borgernes tilid til myndighederne.