Fiskeridepartementet rydder op

Arbejdet med at rydde op i fiskeridepartementet var allerede i gang i oktober, men der skulle gå mere end tre måneder, før revisionsudvalget i fredags udtaler sig om ”yderst kritisable” forhold i fiskeridepartementet.

I en pressemeddelelse udsendt lørdag fastslår fiskeridepartementet:

- Vi har ikke en yderst lemfældig sagsbehandling.

Udtalelsen står i kontrast til de konklusioner, som den udvidede forvaltningsundersøgelse er kommet frem til, hvor Deloitte eksempelvis påpeger, at departementet:

• har lavet journaliseringsfejl
• undladt at kræve manglende dokumentation fra ansøgere
• undladt at oprette sagsnotater
• undladt at sende begrundede afslag til ansøgere

Deloittes revisionsundersøgelse indeholder en lang række anbefalinger, og departementet er i fuld gang med at implementere disse. Departementet mener, at revisionsundersøgelsen er ”en oplagt mulighed for at se på eventuelle uhensigtsmæssige sagsgange i forvaltningen af kvoter og licenser”

Rækken af indsatsområder, beskrevet i oktober-notatet fra fiskeridepartementet:

Om korrekt administrationsgrundlag:

- Fiskeriafdelingen har igangsat en proces med at udarbejde instrukser på alle sagsbehandlingsopgaver. Mange instrukser i forvaltningen af det havgående fiskeri er på plads mens andre er under udarbejdelse. Disse vil blive revideret i henhold til rapportens anbefalinger til at inkludere særligt forhold omkring forvaltningspraksis.

Det oplyses, at ”instruksarbejdet” vedrørende det kystnære fiskeri igangsættes i starten af 2021, mens instrukser for det havgående fiskeri vil blive revideret i løbet af første kvartal i år. En evaluering vil blive gennemført i oktober i år.

Om gennemsigtighed vedrørende ansøgninger:

Departementet vil forbedre informationsniveauet på sullissivik.gl, som skal sikre større gennemsigtighed og brugervenlighed for fiskerne, og hvor det bliver præciseret, at der stilles krav om vedlagt ejerbog og ansøgningsfrist.

Om gennemsigtighed vedrørende tildelingskriterier og kvotefordeling:

Departementet er i gang med at opdatere bekendtgørelsen for licens og kvoter, og heri indarbejdes kvalifikationskriterierne for tildeling af licenser.

- I forbindelse med IT-strategien arbejder Departementet på en digitalløsning, som skal fremvise informationer som f.eks. kvotefordeling, kvoteoptag etc. for den generelle offentlighed på en hjemmeside, hvilket yderligere vil skabe stor gennemsigtighed.

Om håndhævelse af gældende love og regler:

-I det kystnære fiskeri vil departementet, i forbindelse med instruksarbejdet, gennemgå de gældende bekendtgørelser for at sikre, at licensansøgninger bliver vurderet og behandlet efter lovgivningen.

Planen er at gennemføre interne kurser for departementets sagsbehandlere, så man sikrer en ensartet fortolkning af de gældende regler.

- Dette vil ske løbende og i takt med færdiggørelse af bekendtgørelser og Fiskeriloven.

Om kontrol af enkeltpersoner og selskaber:

- Fiskeriafdelingen vil opdatere instrukserne så det tydeligt fremgår, hvordan sagsbehandlerne sikrer sig, at dokumentationen er fyldestgørende og opfylder kravene. Dette gælder for så vidt fartøjernes nationalitetsbeviser og målebreve samt selskabernes ejerforhold.

Når det gælder enkeltpersoners licensansøgninger lover departementet at forbedre processerne vedrørende kontrol af tilknytnings-, bopæls- og skattekrav. Et arbejde, der vil pågå gennem hele 2021 i takt med instruksarbejdet.

Om journalisering og dokumentation:

- Fiskeriafdelingen vil gennemgå journaliseringssystemet i det kystnære fiskeri for at sikre en hensigtsmæssig journalisering. Det er essentielt, at der kan trækkes data, der belyser fiskeriet, ud af arkivet.

- I forhold til journalisering vil der i instrukserne fremgå tydelig henvisning til at man får journaliseret med rette adgang, således sagsakterne vil være tilgængelige for andre medarbejdere, end den, der har behandlet sagen.

Om eftersendelse af dokumentation

- De nye instrukser vil specificere, at der ikke kan påbegyndes sagsbehandling, førend alle dokumenter er fremsendt, og at der skal udbedes de manglende dokumenter hos ansøger.

Om skriftlig dokumentation

- For det havgående fiskeri vil der fremadrettet blive udarbejdet årlige notater indeholdende fyldestgørende begrundelser for kvotefordelingen. Således kan Fiskeriafdelingen altid finde begrundelsen for afgørelser, hvilket skaber øget transparens og reducerer risikoen for fejl i fordelingen. Denne praksis indskrives i instrukserne.

- I det kystnære fiskeri vil der blive lagt noter på sagerne vedr. ansøgning om licens, hvor overvejelser for afslag/tildeling tydeligt fremgår. Denne praksis indskrives i instrukserne.

Om begrundede svarbreve:

- Begrundelse for afslag samt klagevejledning i forbindelse med afgørelser er straks blevet implementeret, blandt andet ved udarbejdelse af skabeloner for afslag og tilsagn, og vil blive indskrevet i instrukserne. Klagevejledning vil også blive tilgængelig på sullissivik.gl.